Privacy Beleid
Rutten Benzinestation BV, met maatschappelijke zetel te 3583 Paal, Diestersesteenweg 91, met KBO nr.: 0461.656.751 (www.essorutten.be)
Hierna genoemd ‘Esso Rutten’
Verklaart het volgende:
Esso Rutten verwerkt persoonsgegevens in uitvoering van de door de klant of betrokkene toevertrouwde opdracht, alsmede in geval van een bezoek aan de website (www.essorutten.be) of de bestelapp van Esso Rutten. Dit als verwerkingsverantwoordelijke, dan wel als verwerker, afhankelijk van de concrete omstandigheden.
Esso Rutten is verwerkingsverantwoordelijke in zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt voor eigen doeleinden en Esso Rutten hiervoor zelf de middelen bepaalt. In zoverre er persoonsgegevens van betrokkenen verwerkt worden in opdracht van de klant of betrokkene, treedt Esso Rutten op als verwerker.
Esso Rutten erkent het belang van een veilige verwerking van persoonsgegevens. In die zin erkennen zowel Esso Rutten als de klant of betrokkene dat iedere verwerking zal plaatsvinden conform de heersende nationale regelgeving, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, alsmede Verordening (EU) 2016/679 (hierna: AVG) van kracht sedert 25 mei 2018 en deze te zullen naleven. In geval van inhoudelijke wetswijzigingen verbindt Groep Rutten zich er toe om het privacybeleid hierop aan te passen.
Het privacybeleid evenals eventuele wijzigingen zijn ten allen tijden consulteerbaar op de website van Esso Rutten, www.essorutten.be.
Draagwijdte privacybeleid
1. Contractuele relaties
Huidig privacybeleid is van toepassing op de contractuele relatie tussen Rutten Benzinestation BV en de klant of betrokkene en geldt gedurende de gehele duur van de overeenkomst. Afwijkingen van het privacybeleid zijn in geval van een contractuele relatie tussen de klant of betrokkene en Rutten Benzinestation BV enkel toelaatbaar indien ingegeven door wettelijke vereisten, dan wel na al dan niet impliciete toestemming van beide partijen. Wezenlijke wijzigingen zullen uitdrukkelijk worden medegedeeld op de website.
2. Website/ bestelapp
Door het consulteren van de website van Rutten Benzinestation BV (essorutten.bemailto:), en/of door gebruik te maken van de webshop/ bestelapp, erkent de klant of betrokkene kennis te hebben genomen van het privacybeleid en verklaart zich akkoord met het feit dat Rutten Benzinestation BV gebruik kan en mag maken van de verzamelde persoonsgegevens rekening houdende met de draagwijdte van het verzoek waarvoor de gegevens werden verschaft (art. 6.1.a en 6.1.b AVG).
Rutten Benzinestation BV waarborgt in geen geval de volledigheid, correctheid en het up-to-date zijn van de op de website vervatte informatie, noch van de inhoud van websites van derden waar naar doorverwezen wordt.
De verwerking van de Persoonsgegevens
Rutten Benzinestation BV garandeert dat persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden op een transparante wijze en dit enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Iedere verwerking wordt beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de verwerking plaatsvindt. Rutten Benzinestation BV ziet er op toe dat de persoonsgegevens correct worden geregistreerd en geactualiseerd indien nodig.
In het kader van de dienstverlening die door Rutten Benzinestation BV geboden wordt, bestaan de verzamelde persoonsgegevens onder meer uit de voornaam, naam, mailadres, adres, en telefoon, BTW-nummer, alsmede elke andere persoonlijke informatie die de klant of betrokkene verkiest mede te delen in diens vraag om inlichtingen of dienstverlening.
Rutten Benzinestation BV bewaart de persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, dan wel hetgeen op grond van wettelijke plichtplegingen vereist is.
Verwerkingsgrond
Door beroep te doen op de dienstverlening van Rutten Benzinestation BV, het invullen van het contactformulier op de website of het gebruiken van de webshop en het hierbij overmaken van persoonsgegevens, erkent en aanvaardt de klant of betrokkene dat deze gegevens verwerkt kunnen worden (art. 6.1.b) AVG). De klant of betrokkene blijft evenwel eigenaar van de ter beschikking gestelde gegevens.
Voor de persoonsgegevens die Rutten Benzinestation BV als verantwoordelijke ontvangt vanwege de klant of betrokkene die worden aangewend voor klantenbeheer, valt Rutten Benzinestation BV terug op de wettelijke grondslagen van de noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst en van het gerechtvaardigd belang bestaande uit de situatie waarbij de betrokkene klant is van Rutten Benzinestation BV als gevolg van het plaatsen van een opdracht (art. 6.1.b) en f) AVG).
Voor de persoonsgegevens die Rutten Benzinestation BV ontvangt als verantwoordelijke vanwege een lead wordt er beroep gedaan op de expliciete toestemming van de lead (art. 6.1.a) AVG).
De klant in diens hoedanigheid als betrokkene beschikt te allen tijde over de mogelijkheid tot het wijzigen of om de gegeven toestemming terug in te trekken, in zoverre de verwerking hiervan louter gebaseerd is op diens toestemming en er door Rutten Benzinestation BV geen andere rechtsgrond ingeroepen kan worden die de verdere verwerking van de persoonsgegevens kan rechtsvaardigen.
Verwerkingsdoeleinden
Rutten Benzinestation BV verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
Type persoonsgegevens
Doeleinden
|
Type persoonsgegevens |
Doeleinden |
|
Identificatiegegevens: Voornaam, naam, adres, mailadres, telefoonnummer en btw-nummer
|
Uitvoering van de dienstverlening en klantenbeheer
|
|
Identificatiegegevens: Voornaam, naam, mailadres en/of telefoonnummer
|
Informering omtrent de diensten, verwerken van verzoeken gericht aan Rutten Benzinestation BV via mail, via de bestelapp of via de website zelf (telefoongesprek/online meeting) |
|
Identificatiegegevens: Voornaam, naam, adres, mailadres, telefoonnummer en btw-nummer
Financiële gegevens: rekeningnummer
|
Boekhoudkundige doeleinden (facturatie) |
|
Identificatiegegevens: Voornaam, naam, adres, mailadres, telefoonnummer en btw-nummer
|
Wettelijke verplichtingen (identificatieplicht en witwaspreventie) |
|
Identificatiegegevens: Voornaam, naam, adres, mailadres, telefoonnummer en afbeelding |
Met het oog op het aanwerven van nieuwe medewerkers (sollicitatiedoeleinden), evaluatie van bestaande medewerkers en personeelsbeheer |
Wanneer u de website van Rutten Benzinestation BV bezoekt en desgevallend gebruik maakt van de bestelapp is het mogelijk dat bepaalde gegevens ter beschikking gesteld dienen te worden om contact name of het afhandelen van bestellingen te vergemakkelijken of een aankoop mogelijk te maken Deze informatie zal uitsluitend intern worden aangewend, tenzij de klant of de betrokkene toestemming verleent om diens persoonsgegevens tevens aan te wenden voor andere doeleinden.
Ook wanneer er beroep wordt gedaan op Rutten Benzinestation BV dient zij over bepaalde persoonsgegevens te beschikken dewelke noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst.
Rutten Benzinestation BV zal bij iedere verwerking enkel die persoonsgegevens aanwenden die minimaal noodzakelijk zijn in het kader van de gevraagde dienstverlening.
Rutten Benzinestation BV maakt daarnaast gebruik van cookies op haar website. Meer informatie hieromtrent kan u terugvinden in het cookiebeleid van Rutten Benzinestation BV, hetgeen gepubliceerd werd op de website.
Passende technische en organisatorische maatregelen
Rutten Benzinestation BV zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen voor een veilige verwerking van persoonsgegevens, zodoende het risico op vernietiging, verlies, ongeautoriseerde wijziging of verwerking wordt beperkt. Dit rekening houdende met de gebruiken binnen de sector, de stand van de techniek, de aard, omvang, context van de verwerking, verwerkingsdoeleinden en de mogelijk verbonden risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokken personen. Op schriftelijk verzoek verstrekt Rutten Benzinestation BV
(Sub)Verwerkers
Rutten Benzinestation BV maakt gebruik van (sub)verwerkers, die in opdracht en onder toezicht van Rutten Benzinestation BV persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkingen zullen te allen tijde beperkt worden tot het strikt noodzakelijke voor het uitvoeren van de respectievelijke opdracht.
Rutten Benzinestation BV ziet erop toe dat de door haar aangeduide (sub)verwerkers, waaronder haar medewerkers, accountant, IT-bedrijf en freelancers, persoonsgegevens verwerken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en zich hierbij, al dan niet contractueel, verbinden tot de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op basis van art. 28 AVG.
De medewerkers en (sub)verwerkers van Rutten Benzinestation BV hebben zich er daarenboven (contractueel) toe verbonden de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in acht te nemen.
De (sub)verwerkers beslissen hierbij autonoom over de wijze waarop de persoonsgegevens verwerkt worden, rekening houdende met de risico’s verbonden aan diens expertise. Bij gebreke aan eenzelfde expertise is Rutten Benzinestation BV als verwerkingsverantwoordelijke niet aansprakelijk voor eventuele onrechtmatige verwerkingen die ingevolge een verkeerdelijke inschatting van de (sub)verwerkers plaatsvinden. Rutten Benzinestation BV draagt dan ook geen enkele verantwoordelijkheid bij verlies of corruptie van data, diefstal van gegevens, virussen of andere aanvallen op de informaticasystemen en (cloud-)servers van deze (sub)verwerkers.
Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
Behoudens in relatie tot de medewerkers en (sub)verwerkers die in het kader van de dienstverlening betrokken worden, zal Rutten Benzinestation BV geen persoonsgegevens uitwisselen met derden, tenzij in geval van uitdrukkelijke toestemming, op verzoek van de betrokkene, op verzoek van gerechtelijke autoriteiten of wanneer dit bij wet wordt opgelegd. In dit laatste geval stelt Rutten Benzinestation BV de betrokkene onverwijld in kennis van het verzoek vanwege de betrokken instanties en/of overheden.
Gegevensverwerking binnen de Europese Unie
Rutten Benzinestation BV tracht de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens te beperken tot landen binnen de Europees Economische Ruimte of tot landen die een passend beschermingsniveau waarborgen, equivalent aan het niveau gewaarborgd onder de AVG en dit privacybeleid, rekening houdende met de voorgenomen verwerking, omvang en categorie van de te verwerken persoonsgegevens, het land van bestemming en de rechtsregels die in het desbetreffende land gelden. In het geval van verwerking buiten de grenzen van verwerking buiten de Europees Economische Ruimte zal Rutten Benzinestation BV op schriftelijk verzoek van de betrokkene verdere toelichting verschaffen.
De rechten van de betrokkene
In het kader van de AVG heeft de betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens (art. 12 t.e.m. 22 AVG): het recht op inzage, het recht op verbetering en/of aanvulling van de verzamelde gegevens, het recht om het doel van de verwerking te beperken, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht om vergeten te worden en het recht om bewaar in te dienen.
Een vraag omtrent het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens of een beroep op uw rechten als betrokkene kan gericht worden aan Rutten Benzinestation BV via een schriftelijk, gemotiveerd verzoek (per mail naar: ) of per post naar: 3583 Paal, Diestersesteenweg 91. Rutten Benzinestation BV verwerkt elk verzoek onverwijld en koppelt hier over terug binnen een termijn van 30 dagen. In bepaalde gevallen heeft Rutten Benzinestation BV het recht deze termijn te verlengen met twee maanden, in welk geval Rutten Benzinestation BV de betrokkene hierover informeert binnen de 30 dagen na ontvangst van het verzoek (art. 12.3 AVG).
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Rutten Benzinestation BV garandeert dat zij de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bijhoudt om het beoogde doel te bereiken, uitgezonderd wat betreft de boekhoudkundige stavingstukken en deze inzake aansprakelijkheidsclaims, dewelke mogelijks een langere bewaartermijn rechtvaardigen volgens de wettelijke bepalingen ter zake. Overige gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor een adequate na service, dan wel toekomstige verkoop of dienstverlening, worden in de mate van het mogelijke geanonimiseerd bewaard zodat deze niet langer dan noodzakelijk traceerbaar zijn naar identificeerbaar personen.
Wanneer de bewaring van de persoonsgegevens niet langer vereist is, zullen deze op een veilige manier worden vernietigd of verwijderd, dan wel ter beschikking gesteld van de betrokkene.
Maatregelen in geval van een datalek
Rutten Benzinestation BV neemt de nodige maatregelen teneinde een verlies van data tegen te gaan. Wanneer dergelijk verlies zich evenwel zou voordoen, verbindt Rutten Benzinestation BV er zich toe dit indien nodig in voorkomend geval te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen de wettelijke termijnen. Deze informatieplicht geldt enkel in zoverre het datalek grootschalig blijkt, dan wel een vergaande impact op de beveiliging met zich meebrengt.
Indien een datalek tevens een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen, zal Rutten Benzinestation BV de betrokkene hierover zonder onredelijke vertraging informeren.
Rutten Benzinestation BV verleent volledige medewerking aan de bevoegde autoriteiten door het verschaffen van de noodzakelijke informatie en het beperken van de gevolgen van de inbreuk.
Overige bepalingen
Rutten Benzinestation BV garandeert de nodige ondersteuning aan betrokkenen om aan diens verplichtingen te voldoen, behoudens in geval van informatie die confidentieel is of omwille van een wettelijke regeling niet mag worden medegedeeld.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens bij Rutten Benzinestation BV is mevrouw Celine Beerten, . Voor meer informatie omtrent de verwerking van persoonsgegevens kan u daarnaast steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 (022/74.48.00) of www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
In geval van nietigheid van één of meer bepalingen uit dit privacy beleid, worden deze bepalingen geïnterpreteerd overeenkomstig de AVG. De nietigheid van één van de bepalingen laat de geldigheid van de overige bepalingen uit dit privacy beleid onverlet. Indien er zich discrepanties voordoen tussen het privacy beleid en de overeenkomst afgesloten tussen Rutten Benzinestation BV en de klant of betrokkene, primeren de bepalingen van deze laatste.
Rutten Benzinestation BV behoudt zich het recht voor het privacy beleid aan te passen indien dit nodig zou blijken om aan diens rechten en/of verplichtingen onder de AVG te voldoen. Wezenlijke wijzigingen zullen steeds kenbaar gemaakt worden op de website. Het is raadzaam de website regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van recente wijzigingen.
Dit privacy beleid wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Rutten Benzinestation BV zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen die uit het cookiebeleid zouden kunnen voortvloeien, onverminderd het recht van Rutten Benzinestation BV om de kwestie aanhangig te maken voor de rechtbanken van de woonplaats van de betrokkene.
Het privacy beleid van Rutten Benzinestation BV werd laatst gewijzigd op 06.07.2024.